Les fiches de poste

La fiche de poste est un document élaboré conjointement par le responsable hiérarchique direct de l’agent et ce dernier. Elle décrit de manière objective et  non exhaustive le rôle et les fonctions qui incombent à l’agent durant l’exercice de ses fonctions.

Aucune disposition législative ou réglementaire ne précise le contenu exact d’une fiche de poste ni même la procédure à suivre pour la définir. Dès lors, il est recommandé de n’y faire figurer que les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.

La fiche de poste permet à l’agent de connaître les critères objectifs sur lesquels il sera évalué lors de son entretien professionnel ainsi que les missions et activités qui lui incombent, ses marges de manœuvre, ses interlocuteurs ou encore les moyens mis à sa disposition.

En effet, la mise en place de l’entretien professionnel annuel nécessite que chaque emploi soit doté d’une fiche de poste. Cette dernière constitue un repère pour l’agent et est une base pour la définition des objectifs. La fiche de poste est d’ailleurs remise à chaque fonctionnaire avec sa convocation à l’entretien professionnel.  Ce moment d’échange est également l’occasion d’envisager des évolutions sur la fiche et de procéder à des modifications.

La fiche de poste présente également des avantages pour la direction des ressources humaines notamment pour organiser les services, anticiper les départs à la retraite, améliorer les recrutements et mobilités, l’évolution des carrières, la professionnalisation des agents, la prévention et le suivi médical (GPEEC).

Le responsable hiérarchique peut aussi à travers la fiche de poste connaître avec précision les activités exercées par l’agent et en déduire les risques liés au poste de travail et les mesures de prévention, mais aussi déléguer plus facilement et améliorer l’organisation du travail au sein de son service. Enfin, le responsable peut utiliser cet outil objectif lors de l’entretien professionnel pour évaluer la valeur et les compétences professionnelles de l’agent voire lui proposer des formations adaptées aux exigences du poste.

L’élaboration d’une fiche de poste

• Recensement des informations : le responsable hiérarchique doit recueillir divers éléments dans les documents existants au sein de la structure  (brève de fiche de poste, consignes, organigramme, procédures) et s’inspirer de document externes (répertoire des métiers du CNFPT). Il semble également opportun que l’agent transmette une liste des activités exercées sur son poste,
• Rédaction : les informations nécessaires au bon fonctionnement du service doivent être listées (cf. tableau) et relues par l’agent concerné qui peut y apporter des précisions ou modifications,
• Validation de la fiche de poste : le responsable hiérarchique fait valider la fiche de poste par sa hiérarchie et informe l’agent des éventuelles modifications apportées,
• Révision de la fiche de poste : la fiche de poste est un document qui doit vivre en fonction de l’évolution du service et des missions confiées. L’entretien professionnel est le moment opportun pour travailler conjointement sur l’évolution de la fiche de poste.

A titre d’information, la fiche de poste devrait au moins comporter les éléments suivants :

Présentation générale du poste	Intitulé du poste Cadre statutaire (catégorie hiérarchique, cadre d’emploi et grade) Durée hebdomadaire de service Descriptif des missions Mention des enjeux Positionnement hiérarchique (relations fonctionnelles et hiérarchiques/type et nombre d’agents encadrés/identification du N+1, composition de l’équipe) Résidence administrative (lieu d’exercice) Moyens mis à disposition du poste Spécificités et/ou contraintes du poste
Description des missions et activités	Missions principales du posteActivités/tâches visant à accomplir les missions
Compétences Savoirs requis	Niveau de diplôme requis Formations ou qualifications nécessaires Compétences techniques, relationnelles, managériales Savoir-faire et savoir-être requis